W 2025 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) to bardzo popularne zagadnienie. Wielu przedsiębiorców szuka rzetelnych informacji, gdyż Ministerstwo Finansów kilkukrotnie zmieniało założenia tego rozwiązania, w tym przesuwało datę wejścia w życie przepisów dotyczących KSeF. Poniższy poradnik to kompendium wiedzy o KSeF, które prezentuje stan na lipiec 2025 roku – zapraszamy do lektury.
Czym jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur?
KSeF to platforma przygotowana przez Ministerstwo Finansów, która służy do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną. Przy użyciu KSeF możliwe jest generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML). Funkcjonowanie KSeF sprawi, że wystawiane faktury będą trafiać do centralnej bazy, co zwiększy bezpieczeństwo ich obrotu.
Wersja KSeF 1.0 a wersja KSeF 2.0 – jaka jest różnica?
W kontekście KSeF można mówić o dwóch wersjach – KSeF 1.0 i KSeF 2.0. KSeF 1.0 to wersja pierwotna (środowisko testowe), z której aktualnie przedsiębiorcy korzystają dobrowolnie.
KSeF 2.0 to wersja Krajowego Systemu e-Faktur, która została zoptymalizowana – z uwzględnieniem uwag przedsiębiorców, biur rachunkowych, biegłych rewidentów i dostawców oprogramowania. Będzie ona obowiązkowa od 2026 r. (szczegóły poniżej). Wersja KSeF 2.0 różni się od wersji KSeF 1.0 m.in. funkcjonalnościami – mowa choćby o dostępnych metodach wysyłania faktur.
Jak działa KSeF?
Aby wystawić fakturę ustrukturyzowaną, użytkownik może skorzystać z oprogramowania i API dostarczonego przez Ministerstwo Finansów lub wybrać rozwiązanie komercyjne i w ten sposób np. zintegrować już wykorzystywane oprogramowanie z KSeF. Dla procesu wystawiania faktur ustrukturyzowanych charakterystyczne jest:
- nadawanie fakturze unikalnego numeru – jest to numer odrębny od numeru faktury, jaki nadaje przedsiębiorca;
- wystawianie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) – jest ono generowane dla wystawcy faktury;
- uwierzytelnienie, którego musi dokonać odbiorca faktury – w przeciwnym razie nie otrzyma on wglądu do faktury.
Od kiedy korzystanie z KSeF będzie obowiązkowe?
Krajowy System e-Faktur nie jest nowością – to rozwiązanie, z którego przedsiębiorcy dobrowolnie mogą korzystać od początku 2022 r. Jednocześnie daty wejścia w życie wersji obligatoryjnej KSeF były kilkukrotnie przesuwane. Finalnie KSeF będzie obowiązkowy od:
- 1 lutego 2026 r. – dla dużych przedsiębiorców (podmiotów, których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.);
- 1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców (wyjątkiem są przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo).
Przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo otrzymają więcej czasu na dostosowanie się do wprowadzanych zmian – KSeF będzie dla nich obowiązkowy dopiero od początku 2027 r. Furtka ta jest dostępna wyłącznie dla najmniejszych przedsiębiorców – w ich przypadku miesięczna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem) udokumentowana fakturami nie może przekraczać 10 000 zł.
Czy KSeF będzie obowiązkowy dla każdego przedsiębiorcy?
Z Krajowego Systemu e-Faktur będą korzystać: przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT i podatnicy posiadający polski NIP oraz korzystający z procedury OSS. Z kolei w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT można znaleźć informacje o tym, kiedy wystawianie faktur w KSeF nie będzie obowiązkowe.
Kogo nie dotyczy obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur – przykłady:
- podatnicy, którzy nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terenie Polski,
- podatnicy, którzy wystawiają faktury na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej,
- podatnicy, którzy korzystają ze zwolnienia, gdy nie przekraczają limitu obrotu w wysokości 200 000 zł.
Czym faktura ustrukturyzowana różni się od elektronicznej i papierowej?
KSeF pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, które są wysyłane drogą elektroniczną. Nie oznacza to jednak, że między fakturą ustrukturyzowaną a fakturą elektroniczną można postawić znak równości. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w formacie XML, która ma zdefiniowaną strukturę logiczną.Dla faktury elektronicznej nie jest wymagany format XML – może ona zostać wysłana do klienta drogą elektroniczną np. w formacie PDF.
Faktura ustrukturyzowana od faktury papierowej różni się z kolei formą – ta pierwsza ma formę elektroniczną, z kolei druga jest fizycznym dokumentem (ma formę papierową). Różnica widoczna jest też, gdy mowa o archiwizacji – w przypadku dokumentacji papierowej jest ona kosztowniejsza i bardziej czasochłonna.
Czy KSeF wyeliminuje faktury papierowe?
Docelowo KSeF spowoduje, że w obrocie gospodarczym przestaną być używane faktury papierowe – Krajowy System e-Faktur wymusi przejście na faktury elektroniczne w skali kraju. Jednocześnie nie każda transakcja będzie musiała zostać udokumentowana przy pomocy faktury ustrukturyzowanej – przykładami wyjątków będą:
- faktury wystawiane konsumentom,
- bilety jednorazowe, które kierowcy otrzymują podczas korzystania z płatnych odcinków dróg,
- faktury wystawiane przez podatników, którzy korzystają z procedury nieunijnej OSS czy IOSS.
Co z fakturami z kas rejestrujących?
Niektórzy przedsiębiorcy codziennie wystawiają paragony fiskalne, które są uznawane za faktury (do kwoty 450 zł z NIP nabywcy). Stąd też Ministerstwo Finansów zdecydowało się na okres przejściowy – do końca 2026 r. przedsiębiorcy objęci obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych będą mogli wystawiać:
- faktury w formie elektronicznej lub faktury papierowe przy użyciu kas rejestrujących,
- paragony, które będą uznawane za faktury.
Czy z KSeF będzie trzeba korzystać, współpracując z zagranicznymi firmami?
Część przedsiębiorców z Polski ma zagranicznych klientów. Taka współpraca nie zwalnia podmiotu objętego obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur z wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Jednocześnie przedsiębiorca zyska dodatkowe obowiązki – będzie musiał opatrzyć fakturę kodem weryfikującym (QR kodem) i przekazać ją odbiorcy (kontrahentowi) w uzgodnionej postaci.
Dzięki temu, że faktura będzie oznaczona kodem QR, jej odbiorca otrzyma do niej dostęp w KSeF – będzie mógł dokonać weryfikacji danych. Kod weryfikujący wystawca faktury będzie miał obowiązek podać również konsumentowi lub nabywcy, który nie posługuje się NIP.
Czym jest tryb offline 24?
W wersji KSeF 2.0 tryb wystawiania faktur ustrukturyzowanych online nie będzie jedyną możliwością – dostępny będzie też tryb offline. Ministerstwo Finansów rozróżnia dwie procedury – tryb offline i tryb offline24. Różnice między nimi są następujące:
- tryb offline ma zastosowanie w razie niedostępności systemu – użytkownik będzie mógł wystawić fakturę w oparciu o wzór, a następnie będzie miał 7 dni roboczych od usunięcia awarii na przesłanie dokumentu do KSeF (chyba że nastąpi tzw. awaria całkowita, która zostanie ogłoszona w środkach przekazu społecznego – wówczas wysłanie wystawionej faktury lub faktur do KSeF nie będzie konieczne);
- tryb offline24 został stworzony jako odpowiedź na obawy zgłaszane przez użytkowników trybu testowego – to rozwiązanie, z którego użytkownik skorzysta w razie problemów z połączeniem internetowym, a które zakłada wystawienie faktury zgodnie z obowiązującym wzorem i wysłanie jej do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
KSeF a PEF – jaka jest różnica?
KSeF nie jest pierwszą platformą obsługującą obrót faktur ustrukturyzowanych. Od 2019 r. w Polsce funkcjonuje PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) – to rozwiązanie umożliwiające przesyłanie dokumentów ustrukturyzowanych między przedsiębiorcami a instytucjami publicznymi. KSeF i PEF to jednak dwa różne i niepowiązane ze sobą systemy. Różnice między nimi są następujące:
- KSeF to ogólnokrajowa platforma, za pośrednictwem której przedsiębiorcy mogą wystawiać, przesyłać i przechowywać faktury ustrukturyzowane – rozwiązanie to ma zastąpić dotychczas wystawiane faktury papierowe i elektroniczne w codziennym obiegu gospodarczym;
- PEF to platforma dedykowana zamówieniom publicznym – korzystają z niej podmioty publiczne składające zamówienia oraz wykonawcy.
Co istotne, KSeF i PEF nie są ze sobą zintegrowane – dokumenty wystawione na jednej z platform nie będą dostępne w ramach drugiej.
Uwierzytelnianie certyfikatami cyfrowymi – czym są certyfikaty KSeF?
Projekt wdrożenia KSeF pierwotnie zakładał uwierzytelnianie z wykorzystaniem tokenów – po zmianach metoda ta zostanie zastąpiona przez cyfrowe certyfikaty o okresie ważności 2 lat. W momencie wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF przedsiębiorcy będą mogli korzystać zarówno z certyfikatów, jak i tokenów – ten drugi sposób uwierzytelniania przestanie być dostępny od 1 stycznia 2027 r.
Przedsiębiorcy mogą występować o uzyskanie certyfikatu KSeF od 1 listopada 2025 r. Certyfikat KSeF będzie niezbędny, aby możliwe było oznaczenie faktury ustrukturyzowanej kodem identyfikującym wystawcę, gdy jest ona wystawiana w trybie awaryjnym, offline i offline24. Wdrożenie obsługi certyfikatów w firmowym systemie może być dla przedsiębiorcy wyzwaniem (m.in. ze względu na format podpisu elektronicznego XAdES-BES), dlatego warto rozważyć skorzystanie z rozwiązania komercyjnego – np. naszego API KSeF.
Co jeszcze warto wiedzieć o KSeF?
Ministerstwo Finansów wiele razy zmieniało założenia KSeF, w rezultacie czego w przestrzeni publicznej pojawiły się sprzeczne informacje. W lipcu 2025 r. wiadomo, że:
- numer KSeF faktury podczas płatności pomiędzy podatnikami czynnymi będzie trzeba podawać dopiero od 2027 r.,
- wystawianie faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA będzie dostępne dla użytkowników KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r.,
- przedsiębiorcy korzystający z KSeF będą mogli wystawiać faktury z załącznikiem już od 1 lutego 2026 r.
Co zyskują przedsiębiorcy, którzy korzystają z KSeF?
Chociaż w 2025 r. KSeF nie jest jeszcze obowiązkowy, to przedsiębiorcy, którzy zdecydują się korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur, mogą sporo zyskać. Kluczowe korzyści płynące ze stosowania KSeF są następujące:
- brak konieczności archiwizacji faktur – oznacza to niższe koszty;
- brak potrzeby wystawiania duplikatów faktur – KSeF uniemożliwia zgubienie faktury;
- możliwość uzyskania zwrotu podatku w krótszym terminie – 40 dni zamiast 60 dni;
- szybka i zautomatyzowana wymiana faktur między firmami – to oszczędność czasu;
- bezpieczeństwo – danymi zamieszczonymi na fakturze w KSeF nie będzie można manipulować.
