Nota korygująca do faktury to dokument, który pozwala na poprawienie drobnych błędów na fakturze sprzedaży bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Kiedy można jej użyć i kto jest do tego uprawniony? Przeczytaj ten artykuł, aby poznać zasady i uniknąć błędów, które mogą mieć konsekwencje podatkowe.
Czym jest nota korygująca do faktury?
Nota korygująca do faktury to dokument, który umożliwia poprawienie błędów niemających wpływu na wartości liczbowe widniejące na fakturze. W odróżnieniu od faktury korygującej, którą wystawia sprzedawca, nota korygująca może zostać sporządzona przez nabywcę towaru lub usługi. Użycie noty jest przydatne szczególnie wtedy, gdy na fakturze pojawiły się pomyłki formalne lub dane zostały błędnie wpisane, np. numer NIP, adres kontrahenta czy literówka w nazwisku.
Warto pamiętać, że nota korygująca nie służy do zmiany kwot – w takich przypadkach należy zastosować fakturę korygującą. Zasady wystawiania noty reguluje m.in. art. 106k ustawy o VAT. Dokument ten musi być zaakceptowany przez wystawcę faktury, a jego celem jest zapewnienie zgodności dokumentacji księgowej.
Warto wiedzieć, że wraz z pełnym wdrożeniem KSeF nota korygująca nie będzie już mogła być wykorzystywana jako narzędzie do poprawiania błędów na fakturach. W systemie e-fakturowania KSeF przewidziano możliwość wystawiania faktur korygujących – to one zastąpią dotychczasowe noty. W przypadku potrzeby naniesienia korekty na wcześniej wysłaną fakturę należy skorzystać z operacji generowania faktury korygującej. Szczegóły dotyczące tego procesu znajdziesz w KSeF API dokumentacja, gdzie opisano sposób działania funkcji, umożliwiającej wystawienie korekty w systemie KSeF.
Kto może wystawić notę korygującą?
Wystawcą noty korygującej do faktury może być wyłącznie nabywca towaru lub usługi, czyli odbiorca faktury. To ważna różnica w porównaniu do faktury korygującej, która leży po stronie sprzedawcy. Jeśli więc otrzymałeś dokument z błędami formalnymi, nie musisz kontaktować się ze sprzedawcą z prośbą o korektę – możesz samodzielnie przygotować notę, o ile błąd nie dotyczy wartości faktury.
Jednak nie każdy rodzaj pomyłki kwalifikuje się do poprawy przez nabywcę. W praktyce wystawienie noty korygującej jest możliwe tylko wtedy, gdy:
- błąd znajduje się w danych formalnych faktury;
- dane te nie mają wpływu na wyliczenia podatkowe;
- sprzedawca zaakceptuje treść noty.
Ważne, aby nota zawierała jednoznaczne odniesienie do pierwotnej faktury – musi zawierać jej numer, datę wystawienia oraz dane stron transakcji. Choć nie ma oficjalnego wzoru noty korygującej, warto korzystać z gotowych szablonów lub programów księgowych, które generują dokumenty zgodne z obowiązującymi przepisami.
Zastanawiasz się, kto wystawia notę korygującą w przypadku automatyzacji księgowości? Oprogramowanie zgodne z wymogami KSeF może pomóc w prawidłowym generowaniu takich dokumentów. W takim przypadku kluczowe jest, by dane były spójne i zgodne z oryginałem faktury, a każda korekta była udokumentowana zgodnie z prawem.
W jakich sytuacjach używa się noty korygującej?
Nota korygująca do faktury znajduje zastosowanie wyłącznie w przypadkach, gdy dokument zawiera błędy formalne, niemające wpływu na wartości liczbowe. Przykładem mogą być literówki w nazwie firmy, błędny numer NIP lub nieprawidłowy adres kontrahenta. W takich sytuacjach to nabywca faktury, a nie jej wystawca, ma prawo wprowadzić korektę za pomocą odpowiednio przygotowanej noty. Rozwiązanie to znacząco ułatwia funkcjonowanie wielu firm, szczególnie tych, które każdego miesiąca przetwarzają setki dokumentów.
Użycie noty korygującej jest wygodne, ponieważ nie wymaga generowania nowej faktury przez sprzedawcę, jednak nie można jej stosować w każdej sytuacji. Jeśli błąd dotyczy kwoty podatku, ceny jednostkowej, stawki VAT lub ilości towaru – wtedy niezbędna jest faktura korygująca. Nota korygująca jest więc narzędziem komplementarnym, a nie zamiennikiem faktury korekty.
W praktyce często dochodzi do drobnych pomyłek, które nie rzutują na zobowiązania podatkowe, a mimo to muszą zostać skorygowane dla zachowania zgodności z przepisami. Właśnie wtedy pojawia się pytanie, kto wystawia notę korygującą, a odpowiedź jest prosta – nabywca. Dobrze przygotowana nota i potwierdzona akceptacja sprzedawcy pozwalają na szybkie i zgodne z prawem zamknięcie takiej sprawy.
Jak poprawnie sporządzić notę korygującą?
Sporządzenie noty korygującej wymaga zachowania precyzji i zgodności z obowiązującymi przepisami. To dokument, który musi jednoznacznie wskazywać, do jakiej faktury się odnosi – poprzez numer faktury, datę jej wystawienia oraz dane stron transakcji. Niezwykle istotne jest również wskazanie, które informacje zostały błędnie podane i jakie są ich poprawne odpowiedniki. Każda pomyłka formalna, choć z pozoru drobna, powinna być skorygowana w sposób klarowny i niebudzący wątpliwości.
Nota korygująca do faktury nie posiada urzędowego wzoru, dlatego jej forma może się różnić w zależności od stosowanego narzędzia czy programu księgowego. Mimo to nie może w niej zabraknąć podstawowych elementów, takich jak dane nabywcy i sprzedawcy, czy też opis korekty. Dobrą praktyką jest również dołączenie podpisu osoby wystawiającej dokument oraz uzyskanie potwierdzenia akceptacji od drugiej strony – w wersji papierowej zazwyczaj w formie odręcznej, a w wersji elektronicznej np. poprzez wiadomość e-mail.
Niepoprawnie sporządzona nota może skutkować koniecznością ponownego wystawienia dokumentu, a w niektórych przypadkach – narazić firmę na zakwestionowanie poprawności prowadzonej dokumentacji, dlatego warto dołożyć starań, aby każdy element noty był zgodny z fakturą, której dotyczy. To szczególnie ważne dla osób korzystających z systemów automatyzujących procesy księgowe, gdzie wszelkie błędy mogą szybko się multiplikować i wpływać na szerszy zakres rozliczeń.
Jakie są konsekwencje błędów w fakturze?
Choć nota korygująca do faktury jest pomocna w przypadku drobnych pomyłek, warto mieć świadomość, że niektóre błędy – nawet pozornie niewielkie – mogą prowadzić do poważnych konsekwencji. Błędne dane w dokumentach księgowych mogą skutkować problemami z rozliczeniem podatku VAT, błędami w ewidencji sprzedaży lub zakupów, a także utrudnieniami podczas kontroli skarbowej. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby poprawki były wprowadzane prawidłowo i bez zbędnej zwłoki.
Niedopilnowanie korekty może skutkować:
- zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT przez nabywcę;
- karami finansowymi za nieprawidłowości w dokumentacji;
- koniecznością składania wyjaśnień w urzędzie skarbowym;
- opóźnieniami w rozliczeniach z kontrahentami;
- utratą wiarygodności firmy jako rzetelnego partnera biznesowego.
Aby uniknąć takich sytuacji, każda nota korygująca powinna być wystawiana zgodnie z przepisami i zaakceptowana przez drugą stronę. Nie warto lekceważyć znaczenia poprawności danych formalnych – nawet drobna niezgodność może stać się punktem zapalnym w przypadku kontroli lub sporu.
Dbałość o szczegóły, świadomość obowiązków oraz znajomość odpowiedzi na pytanie, kto wystawia notę korygującą, pozwala zminimalizować ryzyko błędów i ich skutków w codziennym funkcjonowaniu firmy.
