Już od 1 lutego 2026 r. wiele firm zostanie objętych obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur. Z wdrożeniem KSeF w firmie wiąże się wiele wyzwań, a jednym z nich jest proces autoryzacji z użyciem certyfikatów KSeF. Dowiedz się, czym jest i do czego służy certyfikat KSeF, jak go uzyskać i co zrobić, gdy wygaśnie.
Do czego właściwie potrzebny jest certyfikat KSeF?
Zgodnie z informacjami opublikowanymi przez Ministerstwo Finansów i specyfikacją Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) certyfikat KSeF ma odgrywać rolę jednej z metod uwierzytelnienia w systemie KSeF. Wspomniany KSeF to system informatyczny służący do wystawiania faktur ustrukturyzowanych, czyli elektronicznych e-Faktur.
Korzystanie z tego rozwiązania już wkrótce stanie się obligatoryjne – od 1 lutego 2026 r. obowiązkiem tym zostaną objęci przedsiębiorcy, których sprzedaż z kwotą podatku przekroczy 200 mln zł w 2024 r., a od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy (z pewnymi wyjątkami). Obecnie trwają prace nad stworzeniem wersji 2.0 systemu KSeF, a kolejne jego funkcjonalności (jak m.in. możliwość uzyskania certyfikatu KSeF) staną się dostępne dla podatników w najbliższych miesiącach.
System KSeF miał już jedną odsłonę – to wersja 1.0, z której podatnicy obecnie mogą korzystać dobrowolnie. Użytkowanie tej wersji miało być w założeniach obowiązkowe, ale w związku z wieloma sceptycznymi głosami przedsiębiorców i specjalistów oraz problemami natury technicznej termin wejścia w życie tego obowiązku został odroczony. Wersja ta ma przestać być dostępna wraz z uruchomieniem nowego środowiska produkcyjnego. Jakie znaczenie ma w tym wszystkim certyfikat KSeF?
W nowej architekturze systemu (wersja 2.0) certyfikaty KSeF zastąpią używane do tej pory (w wersji 1.0 systemu KSeF) tokeny uwierzytelniające. Rozwiązania te mają funkcjonować przez pewien okres równolegle – do 31 grudnia 2026 r. Warto też wiedzieć, że token KSeF i certyfikat wystawcy faktury KSeF nie są odpowiednikami z punktu widzenia funkcjonalności. Zadaniem certyfikatu KSeF jest uwierzytelnienie podatnika i umożliwienie mu m.in. dostępu do nowego KSeF API czy wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku braku dostępu do systemu KSeF.
Jak uzyskać certyfikat KSeF krok po kroku
Docelowe certyfikaty KSeF nie są jeszcze dostępne – Ministerstwo Finansów informuje na swojej stronie internetowej, że podatnicy będą mogli o nie występować od 1 listopada 2025 r. W tym dniu uruchomiony zostanie Moduł Certyfikatów i Uprawnień KSeF (MCU), w którym będzie można nadać użytkownikom KSeF uprawnienia, wnioskować o certyfikaty oraz je pobierać.
Aby uzyskać certyfikat KSeF za pośrednictwem MCU, należy podjąć następujące kroki:
- Uwierzytelnić się w KSeF – będzie to możliwe m.in. poprzez elektroniczną pieczęć kwalifikowaną i Podpis zaufany
- Zawnioskować o certyfikat KSeF – niezbędne będzie wskazanie danych podmiotu lub osoby fizycznej, które zostały uwierzytelnione w poprzednim kroku
- Pobrać certyfikat KSeF – po przetworzeniu wniosku certyfikat KSeF będzie gotowy do pobrania
Ministerstwo zaplanowało również organizację cyklu szkoleń w całej Polsce w okresie od września do grudnia – jednym z poruszanych zagadnień będzie właśnie proces uzyskiwania i pobierania certyfikatów. Warto zatem śledzić komunikaty pojawiają się na stronie internetowej Ministerstwa Finansów lub zapytać o najbliższe szkolenie w lokalnym urzędzie skarbowym.
Odrębną kwestią są certyfikaty testowe, które są niezbędne do przetestowania funkcjonalności API KSeF 2.0. Zgodnie z rządowymi zapowiedziami zespoły integracyjne, których zadaniem jest wdrożenie KSeF w oprogramowaniu wykorzystywanym przez firmę, uzyskają dostęp do środowiska testowego KSeF 2.0 od dnia 30 września 2025 r. – programiści najprawdopodobniej będą mogli wówczas wygenerować certyfikat testowy KSeF. Już teraz dostępna jest jednak dokumentacja KSeF API – zarówno ta oficjalna, jak i dotycząca alternatywnych rozwiązań komercyjnych (jak np. KSeF API), które znacząco ułatwiają wdrożenie KSeF w firmie.
Do czego służy certyfikat wystawcy faktury KSeF?
Certyfikat wystawcy faktury KSeF będzie niezbędny do wykonania co najmniej kilku czynności. Kluczowe są dwie – dostęp do API KSeF 2.0 i uwierzytelnienie danych podmiotu (przedsiębiorcy, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą czy spółki). Będzie to zatem narzędzie umożliwiające jednoznaczne zidentyfikowanie użytkownika. Jednocześnie takie rozwiązanie pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy faktury.
Już na etapie projektowania Krajowego Systemu e-Faktur Ministerstwo Finansów zdiagnozowało różne zagrożenia. Jednym z nich jest czasowa niedostępność KSeF, która zostanie spowodowana np. awarią. Aby taka sytuacja nie pozbawiła przedsiębiorców możliwości wystawiania faktur, przewidziano rozwiązanie w postaci ich generowania w trybie offline. To jednak również będzie wiązało się z koniecznością korzystania z certyfikatu KSeF – będzie on niezbędny do wystawiania faktur w okresach niedostępności systemu KSeF.
Wiele polskich firm współpracuje z zagranicznymi kontrahentami, którzy nie będą funkcjonować w systemie KSeF. Stąd też kolejna funkcja certyfikatu KSeF – będzie on niezbędny do wygenerowania kodu QR, który następnie zostanie przekazany wraz z fakturą kontrahentowi poza systemem KSeF. W zamyśle projektantów systemu takie rozwiązanie jest podyktowane koniecznością zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa – kod QR ma potwierdzać autentyczność pochodzenia faktury.
Co zrobić, gdy mój certyfikat KSeF wygaśnie?
W opublikowanych materiałach Ministerstwo Finansów poinformowało, że certyfikaty KSeF będą miały ograniczoną ważność – mają one być wydawane na okres 2 lat. Ścieżka postępowania po wygaśnięciu certyfikatu sprowadza się do ponownego przejścia kroków skutkujących jego uzyskaniem. Niezbędne jest zatem powtórne uwierzytelnienie się w module KSeF MCU, zawnioskowanie o certyfikat i jego pobranie.
Jednocześnie jest to stan na koniec sierpnia 2025 r. – w przyszłości procedura ta może ulec zmianom. Informacje na temat wielu szczegółów działania systemu KSeF i sposobów postępowania w różnych sytuacjach nie są jeszcze dostępne. Należy się zatem spodziewać, że w najbliższych miesiącach Ministerstwo Finansów będzie udostępniać kolejne komunikaty doprecyzowujące konkretne procedury – w tym, co zrobić po wygaśnięciu certyfikatu KSeF i jak uzyskać kolejny certyfikat.
