Nowelizacja Ustawy o VAT generuje konieczność rozliczania się przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur. Od 1 lutego 2026 roku system obejmie działalności gospodarcze w kraju, w których wartość sprzedaży towarów i usług w roku poprzednim przekroczyła 200 mln zł. Zgodnie z zapowiedzią Ministerstwa Finansów i w związku z modyfikacją ustawodawstwa od 1 kwietnia 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy będą zobligowani do korzystania z rozliczeń przez system KSeF. A więc czym są faktury ustrukturyzowane i kogo dotyczą? Poznaj szczegóły!
Czym są faktury ustrukturyzowane i jak działają?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny, w ramach którego przedsiębiorcy mogą wystawiać i udostępniać tzw. faktury ustrukturyzowane. To dokumenty, które są obecnie przygotowywane w formacie XML, czyli zgodnie z ustawowymi wymogami struktury logicznej e-Faktury FA(2). Warto jednak dodać, że od maja 2025 roku Ministerstwo Finansów opublikowało nowy wzór – FA(3), który został opublikowany na podstawie:
- opinii przesłanych w ramach konsultacji podatkowych;
- postulatów zgłoszonych w momencie spotkań z przedsiębiorcami, księgowymi i biegłymi rewidentami.
Czy wiesz, że…? Struktura logiczna elektronicznych faktur do systemu KSeF musi być zgodna ze wzorem dokumentu opublikowanym w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych CRWDE.
Nowelizacja Ustawy o VAT powoduje też, że od 1. lutego 2026 roku wersje dokumentów FA(2) zostaną zastąpione przez nowy wzór FA(3).
Od kiedy obowiązują faktury ustrukturyzowane w Polsce?
Początki Krajowego Systemu e-Faktur w Polsce sięgają stycznia 2022 roku. To wtedy Ministerstwo Finansów zdecydowało się na uruchomienie DOBROWOLNEGO systemu faktur ustrukturyzowanych dla wszystkich przedsiębiorców w kraju.
Dopiero po 1 lipca 2024 roku ustrukturyzowane faktury elektroniczne stały się obowiązkowe dla przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, którzy wystawiają faktury do paragonów z NIP.
Zmiany wprowadzone od 1 stycznia 2025 roku z półrocznym odroczeniem generują obowiązek wystawiania faktur przy pomocy systemu KSeF dla:
- podatników korzystających ze zwolnienia z podatku VAT;
- firm wystawiających faktury z kas rejestrujących;
- przedsiębiorców przygotowujących faktury uproszczone, czyli paragony z NIP do kwoty 450 zł – od tego roku to takiego paragonu konieczne jest wystawienie ustrukturyzowanej faktury.
Zgodnie z najnowszymi zmianami w przepisach ustrukturyzowane faktury są obligatoryjne dla dużych podmiotów gospodarczych (obrót w ubiegłym roku powyżej 200 mln zł), natomiast od 1 kwietnia 2026 roku Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy dla wszystkich firm w kraju.
Kto nie musi korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur?
Ustawodawstwo przewiduje kilka wyjątków, kiedy korzystanie z faktur przez system KSeF nie jest obowiązkowe. Dotyczy to przede wszystkim przedsiębiorców, którzy:
- nie mają siedziby działalności gospodarczej ani jej stałego miejsca prowadzenia na terenie Polski;
- mają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce, ale to miejsce nie uczestniczy bezpośrednio w dostawach towarów i świadczeniu usług.
Zwolnienie z KSeF dotyczy też przedsiębiorców, którzy korzystają z procedur szczególnych, w ramach których rozliczenia podatkowe są realizowane przez procedury OSS i IOSS.
Jakie korzyści niesie za sobą stosowanie faktur ustrukturyzowanych?
Faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF to nowoczesny sposób na wystawianie dokumentów sprzedaży. Korzystają z tego systemu, oszczędzasz czas, unikasz błędów w rozliczeniach i sprawniej rozliczasz się z urzędem skarbowym.
A więc dlaczego warto generować faktury ustrukturyzowane? To korzystne rozwiązanie, gdyż…
- faktura trafia do systemu natychmiast i nie da się jej zgubić;
- nie musisz przechowywać faktur – KSeF zrobi to za Ciebie przez 10 lat;
- system pozwala szybciej odzyskać VAT – nawet do 20 dni wcześniej niż standardowo (60 dni);
- nie ma konieczności drukowania i wysyłania faktur pocztą lub mailem;
- możesz łatwo zintegrować KSeF z własnym programem księgowym.
Kiedy przystępujesz do Krajowego Systemu e-Faktur, zyskujesz dodatkowo możliwość zrealizowania łatwej korekty wystawionej faktury z zachowaniem czytelności rozliczeń. Dodatkowo masz dostęp do swoich faktur z dowolnego miejsca – wystarczy stabilne połączenie z siecią.
Atutem faktur elektronicznych w systemie KSeF jest też fakt, że nie da się ich zgubić ani zniszczyć. Jako użytkownik systemu e-Faktur masz pewność, że dokument księgowy dotarł do klienta, bez konieczności przygotowywania duplikatu.
KSeF co to jest i jak wpływa na faktury elektroniczne?
Elektroniczne faktury ustrukturyzowane mają unikalny numer KSeF, który składa się z ciągu znaków. Struktura jest następująca:
- NIP przedsiębiorstwa;
- data wystawienia faktury w formacie RRRMMDD;
- część techniczna numeru faktury, która składa się z generycznego ciągu 12 znaków;
- suma kontrolna wyliczana automatycznie.
Faktura ustrukturyzowana w przeciwieństwie do faktury tradycyjnej jest udostępniana w czasie rzeczywistym. To znaczy, że można w ten sposób skutecznie zautomatyzować procesy księgowe. Do tego przyda Ci się więcej informacji na temat KSeF API – dokumentacja w tym zakresie może okazać się niezbędna, aby bezpiecznie przeprowadzić integrację systemu księgowego z KSeF.
Czy wiesz, że…? Ustrukturyzowane faktury są gromadzone w elektronicznym systemie przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.
Jak przygotować firmę na wprowadzenie faktur ustrukturyzowanych?
KSeF to system opierający się na modelu poświadczeń. To znaczy, że wystawianie dokumentów jest w 100% bezpieczne i nie ma ryzyka, że do faktur uzyskają dostęp osoby postronne. W praktyce przed wystawieniem faktury w systemie konieczne jest uwierzytelnienie użytkownika. Autoryzacji można dokonać przez Profil Zaufany, Podpis Kwalifikowany albo Pieczęć Kwalifikowaną.
Jest kilka technicznych kwestii, o których trzeba pamiętać, jeśli zamierzasz korzystać faktur ustrukturyzowanych KSeF. Token to kod, który pozwoli Ci na korzystanie z pełnych możliwości Krajowego Systemu e-Faktur w ramach: dostępu do dokumentów handlowych, wystawiania faktu, przeglądania uprawnień oraz zarządzania nimi.
Aby rozpocząć korzystanie z systemu KSeF w firmie… Sprawdź, czy Twój program księgowy obsługuje KSeF i zaplanuj jego aktualizację. Ustal z biurem rachunkowym, jak będzie wyglądała wymiana danych i kto odpowiada za wysyłkę faktur. Przeszkol pracowników, którzy wystawiają lub księgują faktury. Wprowadź nowe procedury, np. nadawanie uprawnień do KSeF i sprawdzanie statusów wysyłki.
