Jak prawidłowo rozliczać VAT przy fakturach zagranicznych i sprzedaży usług dla zagranicznych klientów indywidualnych?

Właściciele firm poszukujący nowych możliwości ekspansji oraz powiększenia zarobku niejednokrotnie decydują się na nawiązanie współpracy z partnerami z zagranicy. W przypadku sprzedaży towarów klientom spoza Polski pojawia się jednak mnóstwo pytań dotyczących prawidłowych zasad rozliczenia tego typu transakcji. Jak prawidłowo rozliczać VAT przy fakturach zagranicznych? Jakie obowiązki nakładają na firmy polskie przepisy? Szereg przydanych informacji na ten temat prezentujemy w niniejszym poradniku.

Jakie są zasady rozliczania VAT przy fakturach zagranicznych?

Aby uniknąć problemów z korygowaniem wystawionych dokumentów sprzedaży, a nawet konieczności korzystania z porady prawnej, przed wystawieniem faktury zagranicznej warto wyjaśnić sobie kilka kwestii. Najlepiej zadać sobie kilka istotnych pytań, takich jak:

• Kiedy należy wystawić fakturę dla kontrahenta zagranicznego? Za każdym razem, gdy zawieramy transakcję z firmą spoza kraju. Trzeba jednak pamiętać, że faktura międzynarodowa różni się od krajowej faktury VAT i na jej ostateczny wygląd wpływa wiele czynników.
• W jakim terminie sporządzić fakturę zagraniczną? Obowiązują tu te same regulacje co przy sprzedaży krajowej: dokument musi być wystawiony najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano usługi. Można też wystawić fakturę z wyprzedzeniem – nie wcześniej niż 30 dni przed wykonaniem usługi.
• Gdzie znaleźć przepisy dotyczące fakturowania kontrahentów zagranicznych? Wszystkie niezbędne regulacje zawiera ustawa o VAT. Aby prawidłowo przygotować fakturę dla odbiorcy z UE, trzeba przede wszystkim ustalić miejsce świadczenia usługi, co decyduje o sposobie rozliczenia podatku.

Zobacz też: KSEF API

Z ogólnej zasady wynika, że usługę świadczoną na rzecz podmiotu niebędącego podatnikiem uznaje się za wykonaną tam, gdzie odbiorca ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. Szczegółowe reguły określa art. 28b ustawy o VAT, wymieniając konkretne przypadki miejsca świadczenia usług.

Zasady wynikające z ustawy są następujące:

• Usługi realizowane w stałym miejscu prowadzenia działalności usługobiorcy znajdującego się w innym miejscu niż siedziba. W tym przypadku siedziba to stałe miejsce prowadzenia działalności usługobiorcy.
• Usługobiorca nie ma siedziby bądź stałego miejsca, w którym prowadzi działalność. Wówczas siedzibą działalności usługobiorcy jest stałe miejsce zamieszkania bądź miejsce pobytu podmiotu korzystającego z usługi.

Przepisy zawarte w art. 28b ustawy o VAT dotyczą świadczenia usług na rzecz podatników zarówno w kraju, jak i za granicą, według reguły, że miejscem świadczenia jest siedziba odbiorcy. Natomiast art. 28c tej ustawy reguluje świadczenie usług osobom fizycznym niebędącym podatnikami. Niezależnie od tego, czy będzie to polska faktura dla niemieckiej firmy czy też z innego kraju UE, zasady są identyczne.

Czy sprzedaż usług dla zagranicznych klientów indywidualnych wymaga specjalnego rozliczenia VAT?

Sprzedaż usług dla osoby fizycznej zagranicznej a VAT – jak wygląda ta kwestia?W przypadku sprzedaży realizowanej na rzecz zagranicznych klientów indywidualnych, czyli osób fizycznych, należy wystawić zwykłą fakturę. Z czego to wynika? Miejscem świadczenia jest według art. 28c ustawy o VAT siedziba usługodawcy, czyli Polska. W praktyce oznacza to, że jeśli polski przedsiębiorca świadczy usługę dla zagranicznej osoby fizycznej, miejsce świadczenia usługi znajduje się w Polsce i należy ją obciążyć odpowiednią, polską stawką VAT.

Jak postępować z fakturą od zagranicznego kontrahenta z polskim VAT?

Faktura od zagranicznego kontrahenta z polskim VAT to temat rzeka. W przypadku otrzymania faktury od zagranicznego kontrahenta z polskim podatkiem VAT, należy postępować zgodnie ze ściśle określonymi zasadami. Chodzi o następujące kroki:

• Weryfikacja naliczonego podatku VAT. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, czy według przepisów transakcja powinna być objęta polskim podatkiem VAT. W przypadku, gdy usługodawca nie ma w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności, a usługę zrealizowano zgodnie z miejscem świadczenia w Polsce, to polski VAT może być naliczony prawidłowo. Jeśli jednak usługodawca nie powinien był go naliczać, należy poprosić o fakturę korygującą bez VAT.
• Rejestracja w ewidencji. Przyjętą fakturę należy zarejestrować w ewidencji a także odliczyć VAT naliczony. Warunkiem jest to, że zakupione usługi bądź towary są związane z prowadzeniem działalności.
• Wprowadzenie ewentualnych korekt. Jeżeli w późniejszym okresie okaże się, że w wystawionym dokumencie pojawiły się nieprawidłowości, możliwe jest wprowadzenie korekt. W tym celu należy poprosić wystawcę dokumentu o sporządzenie faktury korygującej.
• Archiwizacja dokumentu. Dobrze jest przechowywać faktury, aby w razie kontroli podatkowej móc łatwo przekazać kontrolerom wszystkie potrzebne dokumenty oraz błyskawicznie wyjaśnić potencjalne wątpliwości.

Jaką stawkę VAT zastosować przy fakturze dla zagranicznego kontrahenta?

Faktura dla zagranicznego kontrahenta jaka stawka VAT będzie odpowiednia? Wybór odpowiedniej stawki VAT przy fakturze dla zagranicznego kontrahenta jest niezwykle istotny. Istnieje kilka stawek:

• 23%, 8% i 5%. stawki VAT stosowane przy transakcjach krajowych oraz gdy kontrahent z UE nie posiada aktywnego numeru VAT.
• 0% WDT. Stawka VAT obowiązująca w przypadku wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów na terytorium UE. Warunkiem jej zastosowania jest posiadanie przez sprzedawcę i nabywcę ważnych numerów VAT UE oraz dokumentów potwierdzających wywóz towaru z Polski. Na fakturze należy podać numer VAT UE odbiorcy poprzedzony dwuliterowym kodem kraju (np. DE dla Niemiec).
• 0% Exp. Stawka VAT przy eksporcie towarów poza UE, możliwa do zastosowania po przedstawieniu dowodu wywozu, np. dokumentu SAD lub elektronicznego potwierdzenia PZC.
• nie podl. UE. Oznaczenie używane przy wewnątrzwspólnotowym świadczeniu usług na rzecz podatników VAT UE. Tego typu transakcje rozlicza się według mechanizmu odwrotnego obciążenia, a na fakturze umieszcza się numer VAT UE odbiorcy z odpowiednim przedrostkiem kraju.
• nie podl. Stawka VAT przypisywana usługom świadczonym poza terytorium Polski. Również w tym przypadku stosuje się odwrotne obciążenie.

Jak uniknąć błędów przy rozliczaniu VAT w transakcjach międzynarodowych?

Aby uniknąć błędów podczas rozliczania VAT przy realizowanych transakcjach międzynarodowych, trzeba pamiętać o kilku istotnych wskazówkach. Przede wszystkim trzeba bardzo wnikliwie zweryfikować, czy usługa lub dostawa towaru podlega przepisom art. 28b–28f ustawy o VAT. Błędne określenie miejsca świadczenia (krajowego lub zagranicznego) może skutkować nieprawidłowym naliczeniem podatku, koniecznością sporządzania korekt, a w niektórych przypadkach nawet karami finansowymi.

Sprawdź: KSEF API dokumentacja

Dodatkowo, przy transakcjach B2B wewnątrz UE oraz przy określonych usługach dla kontrahentów spoza UE (opisanych jako „nie podl. UE” lub „nie podl.”) trzeba koniecznie pamiętać o tym, aby na fakturze umieścić klauzulę „odwrotne obciążenie” i numer VAT UE nabywcy ze wskazanym kodem kraju. Brak tej adnotacji lub jej nieprawidłowe umiejscowienie skutkować będzie tym, iż odwrotne obciążenie nie zostanie uznane.

Innym poważnym błędem jest niezastosowanie się do obowiązujących terminów. Należy pamiętać o tym, iż fakturę zagraniczną należy wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po wykonaniu usługi. Błędem jest także brak archiwizacji dokumentów. Audyty i kontrole mogą być prowadzone nawet kilka lat po wystawieniu dokumentu.

Jak będzie wyglądało wystawianie faktur dla kontrahentów z UE po wejściu w życie KSeF?

Pomimo przesunięcia terminu wejścia w życie KSeF, Krajowy System e-Faktur będzie miał znaczący wpływ na sposób wystawiania faktur dla podmiotów zagranicznych. Zgodnie z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT, przedsiębiorcy będą musieli rejestrować faktury zagraniczne w KSeF, choć w kolejnym ustępie ustawodawca wskazał kilka wyłączeń od tej zasady.

Należy pamiętać, że faktura w KSeF wystawiona dla zagranicznego odbiorcy nie będzie trafiać do niego automatycznie. Polski przedsiębiorca musi przekazać dokument: w postaci cyfrowej (np. plik PDF), tradycyjnej (wydruk) lub poprzez zamieszczenie na fakturze kodu QR, który przekierowuje bezpośrednio do dokumentu w KSeF, umożliwiając jego weryfikację.

Warto też znać wytyczne dotyczące wyłączeń od zasady wskazanej w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT. Mianowicie: przepisy, które zaczną obowiązywać od 2026 roku, zwalniają z dokumentowania w KSeF m.in. transakcje realizowane w ramach procedury VAT OSS, operacje objęte przepisami rozdziałów 7, 7a i 9 ustawy o VAT oraz sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. W takich przypadkach faktury mogą być dostarczone kontrahentom zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej.