Faktury standaryzowane to takie, które występują w formacie XML i są przechowywane w wersji elektronicznej. W razie potrzeby odczytu dokumentu generowany jest plik PDF, natomiast KSeF wprowadziło nowy wymóg oznaczania wizualizacji faktur kodami QR. Taki kod pozwala na łatwe sprawdzenie, czy dokument został wygenerowany w KSeF oraz, czy wszystkie informacje na niej zawarte są prawidłowe. Dowiedz się, czym jest kod QR na fakturze ustrukturyzowanej i kto musi przygotowywać dokumenty księgowe w ten sposób.
Czy kod QR na fakturze ustrukturyzowanej jest zawsze obowiązkowy?
Obowiązek pojawia się, gdy faktura jest udostępniona poza systemem KSeF w postaci wizualizacji (PDF/papier) lub w formie uzgodnionej z nabywcą. Sytuacje, gdy kod QR na fakturze ustrukturyzowanej jest niezbędny:
- miejsce świadczenia usług/transakcji handlowych jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju;
- nabywcą jest podatnik z innego kraju, który korzysta ze zwolnienia w ramach procedury SME;
- nabywcą jest podmiot, który nie posiada siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca jej prowadzenia na terytorium kraju.
W takich przypadkach faktura musi mieć kod QR, a szczególnie jeśli dokument ma zostać udostępniony poza ogólnodostępnym systemem KSeF. Zmiany związane z kodami QR na fakturach wynikają z nowelizacji Ustawy o podatku VAT z 1 lipca 2024 roku.
A zatem, kod graficzny nie jest formalnie wymagany przy każdej fakturze ustrukturyzowanej, lecz staje się obowiązkowy, gdy dokument trafia poza KSeF jako PDF, papier lub w innej uzgodnionej formie. Obowiązek ma zastosowanie m.in. w przypadku transakcji zagranicznych, nabywców bez stałej siedziby w Polsce, czy faktur offline.
Co ciekawe… Istotnym punktem jest też przesunięcie wejścia pełnego obowiązku KSeF i kodów QR na 1 lutego 2026 r. To dodatkowy czas dla przedsiębiorców na przygotowanie się do zmian. Do tego czasu część faktur może być nadal tworzone i udostępniane bez zastosowania QR, ale tylko w ograniczonym i uzasadnionym zakresie.
W jakich sytuacjach kod QR jest niezbędny na fakturze?
Kod QR jest niezbędny wtedy, gdy udostępniasz dokument poza systemem KSeF – na przykład w formie PDF albo wydruku. To sprawia, że odbiorca może szybko sprawdzić autentyczność faktury i pobrać jej oryginalną wizualizację z systemu.
A zatem faktury z kodami QR są przydatne szczególnie:
- gdy wysyłasz fakturę kontrahentowi zagranicznemu;
- kiedy klient żąda faktury w wersji papierowej;
- jeśli udostępniasz dokument w formie wizualizacji poza KSeF;
- w trybie offline, zanim faktura trafi do systemu.
Warto dodać, że kody QR do faktur udostępnianych poza systemem KSeF można generować w dwóch trybach: online i offline. W obydwu przypadkach kod musi zawierać: link do interfejsu weryfikacyjnego KSeF, datę wystawienia dokumentu, NIP sprzedawcy oraz identyfikator faktury.
Jak wygenerować kod QR na fakturze ustrukturyzowanej?
Generowanie kodów QR na ustandaryzowanych fakturach w systemie KSeF jest możliwe na kilka sposobów. Pierwsza opcja to połączenie bezpośrednio z Krajowym Systemem e-Faktur. Wtedy na podstawie informacji zawartych na fakturze i numeru systemowego możesz wygenerować skrót QR w formie sygnatury graficznej.
A więc jak wygenerować kod QR w inny sposób? Alternatywnie do generowania faktur i dostosowania swojego systemu księgowości do aktualnych standardów elektronicznych rozliczeń możesz wykorzystać KSeF token. To proste rozwiązanie, które pozwoli Ci w łatwy sposób generować i przeglądać wystawione dokumenty handlowe – także z kodami QR.
Po pobraniu kodu tokena z KSeF, możesz zapisać go w oprogramowaniu firmy, które obsługuje elektroniczne faktury. Tutaj ważna jest poprawna integracja systemów, aby proces generowania kodów na fakturach ustandaryzowanych przebiegał prawidłowo.
Czym są kody QR na fakturach ustandaryzowanych?
Kod w formie znaku graficznego to reprezentacja unikalnego ciągu znaków w postaci dwuwymiarowego kodu QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.
W praktyce… Oznaczenie faktury kodem QR odbywa się każdorazowo podczas przygotowywania wizualizacji dokumentu w programie komercyjnym. Takie znaczniki mają certyfikaty bezpieczeństwa oraz są bezpośrednio zintegrowane z danymi i numerami identyfikacyjnymi faktur w systemie KSeF.
Wizualizacje faktur standaryzowanych z kodami QR zwiększają bezpieczeństwo nabywców. Wtedy można w prosty sposób sprawdzić wszystkie informacje zawarte na fakturze, np.:
- data i godzina wystawienia dokumentu;
- unikalny numer identyfikujący fakturę w elektronicznym systemie e-faktur;
- dane sprzedawcy i nabywcy;
- wartość transakcji handlowych netto oraz stawki zastosowanego podatku VAT.
A jeśli chcesz wygodnie korzystać z w firmie z e-faktur i dostosować sposób funkcjonowania przedsiębiorstwa do aktualnych przepisów podatkowych i zbliżających się zmian w fakturowaniu, możesz wykorzystać zewnętrzny system KSeF API. To spore uproszczenie, bo otrzymujesz gotowe biblioteki PHP, .NET oraz Java do szybkiego wdrożenia innowacyjnych rozwiązań i integracji z interfejsem REST.
Co grozi za brak kodu QR na fakturze ustrukturyzowanej?
Brak kodu QR na fakturze wizualizowanej poza KSeF (np. PDF, wydruk) może uniemożliwić nabywcy zweryfikowanie dokumentu w systemie i wtedy faktura może być uznana za nieważną. Takie sytuacje mogą generować też inne sankcje, np. brak możliwości zrealizowania odliczenia podatku VAT.
